Acuerdo de encargo del tratamiento de datos

1. Partes y objeto

El responsable es usted: el contribuyente titular de la cuenta que determina qué datos se cargan en el sistema y para qué.

El encargado es Jean Anthony Medina Sandoval, RUC 0943557611001, con domicilio en Callejón 11 y 4 de Noviembre, Guayaquil, provincia del Guayas, Ecuador, que presta el servicio SmartFact EC.

Este acuerdo forma parte de los términos y condiciones y regula el tratamiento que realizamos sobre los datos personales que usted incorpora al sistema. No sustituye a la política de privacidad, que rige los datos de los que somos responsables.

2. Alcance del tratamiento

Finalidad

Prestarle el servicio de facturación electrónica: registrar sus contactos comerciales, generar, firmar y transmitir comprobantes al SRI, entregarlos a sus destinatarios, conservarlos y ponerlos a su disposición junto con sus reportes.

Naturaleza

Recolección, registro, estructuración, almacenamiento, consulta, comunicación por transmisión, conservación y supresión, por medios automatizados.

Categorías de titulares

Sus clientes, proveedores, transportistas y demás terceros que usted registre, así como los empleados a los que dé acceso a su cuenta.

Categorías de datos

Nombres o razón social, tipo y número de documento de identificación, dirección, teléfono, correo electrónico y la información económica de las transacciones que usted documente.

Duración

Mientras su contrato de servicio esté vigente, más los plazos de conservación que la ley imponga.

El servicio no está diseñado para tratar datos sensibles. Le pedimos que no los introduzca en campos de texto libre; si lo hace, lo hará bajo su responsabilidad como responsable del tratamiento.

3. Tratamiento conforme a sus instrucciones

Trataremos los datos únicamente siguiendo sus instrucciones documentadas. Las acciones que usted realiza en el sistema constituyen esas instrucciones, junto con este acuerdo y los términos del servicio.

No usaremos esos datos para finalidades propias, no los venderemos, no los cederemos a terceros con fines comerciales ni los emplearemos para elaborar perfiles o entrenar sistemas.

Si una instrucción suya nos pareciera contraria a la normativa de protección de datos, se lo comunicaremos antes de ejecutarla.

Si nos viéramos obligados a tratar los datos por mandato legal al margen de sus instrucciones, se lo informaremos antes de hacerlo, salvo que la propia norma nos lo prohíba.

4. Nuestras obligaciones

• Confidencialidad. Mantener el secreto sobre los datos, también después de terminar el contrato, y asegurar que toda persona con acceso a ellos esté sujeta al mismo deber.
• Acceso limitado. Permitir el acceso únicamente al personal que lo necesite para prestar el servicio o atender su soporte.
• Seguridad. Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo: cifrado del tráfico, almacenamiento cifrado de la contraseña de su certificado de firma, control de acceso por roles, separación de los datos de cada empresa, registro de actividad y copias de seguridad periódicas.
• Asistencia. Ayudarle a cumplir sus propias obligaciones: atender los derechos de los titulares, responder a la autoridad de control y documentar sus tratamientos.
• Información. Ponerle a disposición lo necesario para acreditar el cumplimiento de este acuerdo.

5. Sus obligaciones

Como responsable, a usted le corresponde:

• Contar con una base legal válida para cada dato que cargue en el sistema.
• Informar a los titulares sobre el tratamiento de sus datos, incluido el hecho de que se procesan a través de un proveedor de facturación electrónica.
• Atender y resolver las solicitudes de derechos que le dirijan los titulares.
• Mantener los datos exactos y actualizados.
• Gestionar de forma responsable los accesos que conceda a sus empleados, y revocarlos cuando corresponda.
• Conservar sus comprobantes durante los 7 años que exige la normativa tributaria, obligación que le corresponde a usted como emisor.

6. Subencargados

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por cuenta nuestra: proveedores de infraestructura y alojamiento, y un proveedor de correo transaccional. Usted autoriza su intervención al aceptar este acuerdo.

Con cada uno mantenemos obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este acuerdo, y respondemos ante usted por su actuación.

Si desea conocer el detalle nominal de nuestros subencargados, escríbanos a administracion@smartfact.com.ec y se lo facilitaremos. Le informaremos antes de incorporar un subencargado nuevo que trate datos suyos.

Parte de esta infraestructura se encuentra fuera del Ecuador, lo que implica una transferencia internacional amparada en las garantías contractuales indicadas.

7. Derechos de los titulares

Las solicitudes de acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad o limitación que presenten sus clientes u otros titulares las resuelve usted, porque usted es el responsable.

Si una de esas solicitudes nos llega a nosotros, no la resolveremos por cuenta propia: se la trasladaremos sin demora indebida e informaremos al solicitante de que su solicitud fue remitida a usted.

Le asistiremos en lo que necesite para responder dentro de su plazo, incluida la extracción o corrección de la información que obre en el sistema.

8. Violaciones de seguridad

Si detectamos una violación de la seguridad que afecte a los datos que tratamos por encargo suyo, se lo notificaremos sin demora indebida, con la información de que dispongamos: naturaleza del incidente, categorías y volumen aproximado de datos y titulares afectados, consecuencias probables y medidas adoptadas o propuestas.

La notificación a la autoridad de control y, cuando proceda, a los titulares afectados, le corresponde a usted como responsable. Le prestaremos la colaboración necesaria para hacerlo dentro de plazo.

9. Duración, devolución y supresión

Este acuerdo rige mientras esté vigente su contrato de servicio.

Al terminar, y a elección suya, le devolveremos los datos o los suprimiremos. En ambos casos le entregaremos sus archivos XML y RIDE para que pueda cumplir su obligación de conservarlos.

Conservaremos únicamente aquello que una obligación legal nos imponga mantener, durante el plazo estrictamente necesario, sin utilizarlo para ninguna otra finalidad. Vencido ese plazo, se suprime.

10. Verificación

Puede solicitarnos la información razonable que necesite para comprobar que cumplimos este acuerdo. La atenderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.

Las solicitudes deben ser proporcionadas, no pueden comprometer la seguridad del servicio ni la confidencialidad de los datos de otros clientes.

11. Aceptación y vigencia

Este acuerdo se acepta al registrarse en SmartFact y forma parte de los términos del servicio. Guardamos constancia de la versión que usted aceptó y de la fecha en que lo hizo.

Si lo modificamos de forma significativa, le pediremos que acepte la nueva versión al ingresar al sistema.

Versión vigente: 2026-09-23.

Se rige por la legislación ecuatoriana. Para cualquier consulta: administracion@smartfact.com.ec.