Esta política explica qué datos personales tratamos cuando usted usa SmartFact, con qué finalidad y bajo qué base legal, cuánto tiempo los conservamos y cómo puede ejercer sus derechos. Está redactada conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP).
Quién trata sus datos
- Responsable del tratamiento
- Jean Anthony Medina Sandoval
- RUC
- 0943557611001
- Domicilio
- Callejón 11 y 4 de Noviembre, Guayaquil, provincia del Guayas, Ecuador
- Correo para asuntos de datos personales
- administracion@smartfact.com.ec
SmartFact EC es la marca bajo la cual el responsable presta el servicio de facturación electrónica accesible en smartfact.com.ec.
No contamos con un Delegado de Protección de Datos designado. Sus solicitudes las atiende directamente el responsable en el correo indicado.
Cuándo somos responsables y cuándo encargados
Esta distinción determina a quién debe dirigirse usted, así que conviene tenerla clara.
Somos responsables de los datos de nuestros suscriptores
Si usted contrató SmartFact —o es un empleado autorizado dentro de la cuenta de un contribuyente—, nosotros decidimos para qué se usan sus datos de registro, facturación de la suscripción y uso del sistema. Sobre esos datos, nosotros respondemos.
Somos encargados de los datos que nuestros suscriptores cargan
Los datos de clientes, proveedores y transportistas que cada contribuyente registra en el sistema para emitir sus comprobantes no son nuestros. El responsable de esos datos es el contribuyente que los cargó; nosotros solo los tratamos siguiendo sus instrucciones, según el Acuerdo de encargo del tratamiento de datos.
En la práctica: si a usted le emitieron una factura desde SmartFact y quiere ejercer un derecho sobre esos datos, el obligado a resolverlo es la empresa que le facturó. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud a esa empresa y se lo informaremos, como se explica en la sección de eliminación.
Qué datos tratamos
Datos que usted nos proporciona
- De registro e identificación: nombres o razón social, RUC o cédula, correo electrónico, nombre de usuario, teléfono y dirección.
- De facturación de la suscripción: los datos necesarios para emitirle a usted el comprobante por el servicio contratado.
- De soporte: el contenido de las consultas y tickets que nos envía.
- Certificado de firma electrónica: el archivo .p12 que usted carga y su contraseña, necesarios para firmar sus comprobantes ante el SRI. La contraseña se almacena cifrada.
Datos que se generan al usar el servicio
- Datos de uso: dirección IP, tipo y versión de navegador, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, y registros de actividad dentro del sistema.
- Datos de cookies: descritos en la política de cookies.
Datos que usted carga sobre terceros
Los datos de sus clientes, proveedores y transportistas. Sobre estos actuamos como encargados, no como responsables.
Para qué los usamos y con qué base legal
Todo tratamiento se apoya en una base legal. Estas son las nuestras, finalidad por finalidad:
| Finalidad | Datos | Base legal |
|---|---|---|
| Crear y mantener su cuenta, y prestarle el servicio contratado | Registro, identificación, uso | Ejecución del contrato |
| Firmar y transmitir sus comprobantes al SRI | Certificado y su contraseña, datos del comprobante | Ejecución del contrato y obligación legal |
| Emitirle a usted el comprobante por su suscripción y llevar nuestra contabilidad | Identificación y facturación | Obligación legal tributaria |
| Conservar los comprobantes emitidos durante el plazo legal | Comprobantes y su información asociada | Obligación legal tributaria |
| Atender su soporte técnico y sus solicitudes | Identificación, contenido del ticket | Ejecución del contrato |
| Notificarle avisos operativos: vencimientos, fallos, cambios del servicio | Correo, teléfono | Ejecución del contrato |
| Mantener la seguridad del sistema y registrar la actividad | Datos de uso, IP, registros de actividad | Interés legítimo en la seguridad del servicio |
| Medir el uso del sitio web para mejorarlo | Cookies analíticas | Su consentimiento, revocable en cualquier momento |
| Enviarle comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios | Correo, nombre | Su consentimiento, revocable en cualquier momento |
No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre usted, ni elaboramos perfiles con sus datos.
Con quién los compartimos
No vendemos sus datos personales ni los cedemos con fines comerciales. Los comunicamos únicamente a:
- El Servicio de Rentas Internas (SRI). Es el destinatario central del servicio: los comprobantes electrónicos se transmiten al SRI para su autorización, por mandato legal.
- Proveedores de infraestructura y alojamiento, que almacenan y procesan la información por cuenta nuestra.
- Proveedor de correo transaccional, que entrega los correos del sistema y los comprobantes a sus destinatarios.
- Google LLC, proveedor de analítica web, únicamente si usted consintió las cookies analíticas.
- Autoridades competentes, cuando exista un requerimiento legal que nos obligue.
Cada proveedor trata los datos siguiendo nuestras instrucciones y bajo obligación de confidencialidad y seguridad. Si desea conocer el detalle nominal de nuestros proveedores, escríbanos a administracion@smartfact.com.ec y se lo facilitaremos.
Transferencias internacionales
Parte de nuestra infraestructura y el servicio de analítica se prestan desde fuera del Ecuador, lo que implica una transferencia internacional de datos.
- Alojamiento e infraestructura: transferimos únicamente lo necesario para prestar el servicio, con proveedores sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.
- Google LLC (Estados Unidos): recibe datos de navegación asociados a las cookies analíticas. Esta transferencia ocurre solo si usted la consiente, y puede revocarla cuando quiera desde el enlace de preferencias de cookies.
Cuánto tiempo los conservamos
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Cuenta, perfil y configuración | Mientras la cuenta esté activa |
| Comprobantes electrónicos y su información asociada | 7 años, por obligación tributaria |
| Certificado de firma electrónica y su contraseña | Mientras la cuenta esté activa; se eliminan al darse de baja |
| Tickets de soporte | Mientras la cuenta esté activa |
| Registros de actividad y seguridad | Mientras sean útiles para auditar incidentes |
| Datos de cookies analíticas | Según se detalla en la política de cookies |
El plazo de 7 años para los comprobantes proviene del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, que obliga a conservarlos por ese tiempo mínimo.
Esa obligación de conservar es suya como contribuyente emisor, no nuestra. Mientras su cuenta esté activa la cumplimos por cuenta suya. Si se da de baja, le entregaremos sus archivos XML y RIDE para que pueda custodiarlos y seguir cumpliéndola.
Sus derechos
La ley le reconoce los siguientes derechos sobre sus datos personales, y ejercerlos es gratuito:
- Acceso: saber si tratamos sus datos y obtener copia de ellos.
- Rectificación: corregir datos inexactos o completar los incompletos.
- Eliminación: pedir que los suprimamos cuando ya no sean necesarios, con los límites que la propia ley impone y que explicamos en la siguiente sección.
- Oposición: oponerse a un tratamiento concreto.
- Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
- Suspensión o limitación: pedir que dejemos de tratarlos temporalmente.
- No ser objeto de decisiones automatizadas.
- Revocar su consentimiento en cualquier momento, cuando esa sea la base legal.
Cómo ejercerlos
Escríbanos a administracion@smartfact.com.ec desde el correo registrado en su cuenta, indicando qué derecho desea ejercer. Si nos escribe desde otro correo, le pediremos verificar su identidad antes de responder, para no entregar sus datos a quien no debe.
Le responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles. Si la solicitud resulta compleja podremos ampliar ese plazo, comunicándoselo antes de que venza y explicándole el motivo.
Cómo se realiza la eliminación
Queremos ser precisos en este punto y no prometerle más de lo que hacemos.
La baja se gestiona de forma manual, a solicitud suya por correo. No existe hoy un botón de eliminación dentro de la aplicación. El proceso es este:
- Usted escribe a administracion@smartfact.com.ec desde el correo registrado, indicando qué desea eliminar: toda la cuenta o datos concretos.
- Acusamos recibo, verificamos su identidad si hace falta y le confirmamos el alcance de lo que haremos.
- Ejecutamos la eliminación y le respondemos dentro de 15 días hábiles, detallando qué se eliminó, qué se conservó y por qué.
Qué eliminamos
- Su cuenta de acceso y sus credenciales.
- Sus datos de perfil no tributarios, preferencias y configuración.
- El certificado de firma electrónica y su contraseña.
- Su suscripción a comunicaciones comerciales.
- Los datos asociados a cookies analíticas.
Qué no podemos eliminar, y por qué
Los comprobantes electrónicos emitidos y su información asociada deben conservarse 7 años por obligación tributaria. No es una decisión nuestra y no podemos saltárnosla a petición suya.
Lo que sí nos comprometemos a hacer durante ese plazo: dejar de usar esa información para cualquier finalidad que no sea su conservación legal y su entrega ante un requerimiento del SRI o de autoridad competente. No la usamos para análisis, ni para comunicaciones comerciales, ni para ninguna operación del servicio. Cumplido el plazo, se elimina.
Antes de dar de baja su cuenta le entregaremos sus archivos XML y RIDE, porque la obligación de conservarlos 7 años le corresponde a usted como emisor.
Si usted no es cliente de SmartFact
Si sus datos están en nuestro sistema porque una empresa que usa SmartFact le emitió un comprobante, nosotros somos encargados y no podemos decidir sobre ellos. En ese caso trasladaremos su solicitud a la empresa responsable y se lo comunicaremos, indicándole a quién dirigirse. Si no sabe qué empresa es, escríbanos y le ayudaremos a identificarla.
Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos, entre ellas:
- Cifrado del tráfico mediante HTTPS.
- Almacenamiento cifrado de la contraseña del certificado de firma electrónica.
- Contraseñas de acceso almacenadas con funciones de hash, nunca en texto plano.
- Control de acceso por roles y permisos, y separación de los datos de cada empresa.
- Registro de la actividad relevante dentro del sistema.
- Copias de seguridad periódicas.
Ningún sistema es invulnerable. Si se produjera una violación de la seguridad de sus datos que implique un riesgo para usted, se lo comunicaremos y lo notificaremos a la autoridad de control en los plazos que la ley establece.
Menores de edad y datos sensibles
SmartFact es un servicio dirigido a contribuyentes y empresas. No está destinado a menores de edad y no recogemos sus datos de forma consciente. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización correspondiente, los eliminaremos.
Tampoco tratamos datos sensibles —salud, origen étnico, creencias, orientación sexual, datos biométricos o genéticos, afiliación política o sindical—. Le pedimos que no los introduzca en campos de texto libre del sistema.
Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros tratamientos o la normativa aplicable. Cada versión lleva su fecha, y la vigente es la publicada en esta página.
Si el cambio es significativo, se lo comunicaremos y le pediremos que acepte la nueva versión al ingresar al sistema. Conservamos constancia de qué versión aceptó usted y cuándo.
Versión vigente: 2026-09-23.
Contacto y reclamos
Para cualquier asunto relacionado con sus datos personales:
- Correo: administracion@smartfact.com.ec
- Soporte general: soporte@smartfact.com.ec
- Teléfono: 0983491310
- Dirección: Callejón 11 y 4 de Noviembre, Guayaquil, provincia del Guayas, Ecuador
Si considera que no hemos atendido correctamente su solicitud, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.